1. Intake & analyse
Een dossier komt binnen via het klantportaal, een ERP-koppeling, of per e-mail. Binnen één werkdag vindt de juridische intake plaats: we toetsen de opeisbaarheid, controleren of er geen verjaring of stuiting speelt, en beoordelen of er door uw debiteur eerder inhoudelijk verweer is gevoerd.
U krijgt binnen 48 uur een schriftelijke bevestiging met dossiernummer, de naam van uw dossierbeheerder en bij significante posten een eerste haalbaarheidsadvies.
2. Minnelijke fase
De ingebrekestelling gaat dezelfde dag uit. We hanteren een gestructureerde opvolgkalender: na de eerste brief telefonisch contact binnen vijf werkdagen, een tweede schriftelijke aanmaning na veertien dagen, en een laatste poging tot dialoog vóór gerechtelijke escalatie.
In ongeveer twee derde van de dossiers leidt deze fase tot volledige betaling of tot een schriftelijke regeling die we bewaken via automatische betalingsherinneringen.
3. Beslismoment
Voordat we gerechtelijke stappen zetten ontvangt u een schriftelijk advies met drie elementen: een feitelijke status (welk verweer voert de debiteur?), een juridische kansen-analyse (welke procedure, met welke kans van slagen?) en een kostenraming (proceskosten, griffierecht, deurwaarderskosten).
U beslist. Wij voeren uit. Geen automatische escalatie buiten uw goedkeuring om.
4. Gerechtelijk & executie
Onze huisadvocaten twee gespecialiseerde handelsrechtkantoren voeren de procedure. Na vonnis schakelen we een gerechtsdeurwaarder in voor betekening en eventuele beslaglegging. Loonbeslag, bankbeslag, beslag op debiteuren of inboedel: we kiezen de route met de hoogste pakkans en de laagste kosten.
Rapportage & portaal
U heeft 24/7 toegang tot het klantportaal: live status van elk dossier, geüploade documenten, ontvangen betalingen, en de gehele communicatiestroom tussen ons en uw debiteur. Maandelijks ontvangt u een gestructureerde rapportage met DSO-ontwikkeling, ageing-buckets en een bondige toelichting van uw dossierbeheerder.
SLA & bereikbaarheid
- Reactie op nieuwe dossiers: binnen 24 uur (werkdagen)
- Telefonische bereikbaarheid: ma t/m vr 08:30 tot 18:00
- Vaste dossierbeheerder met direct doorkiesnummer
- Maandelijkse rapportage uiterlijk de 5e werkdag
- Spoeddossiers (>€ 50.000): zelfde dag actie